Então, o que é EDI?

O termo EDI é a abreviatura para Electronic Data Interchange – em português, significa é “intercâmbio eletrônico de dados”.  É o movimento eletrônico de documentos padrão de negócio entre, ou dentro, de empresas. O EDI usa um formato de dados estruturado (como o PROCEDA) de recolha automática que permite que os dados sejam transformados sem serem reintroduzidos.

Desta forma o EDI permite a troca de dados entre vários sistemas, sistemas internos ou entre sistemas de empresas diferentes. Esta tecnologia surgiu para resolver problemas de conversão de dados entre negócios, possibilitando maior agilidade em integrações de dados, evitando retrabalho de inserção de dados já alimentados.

Nestes últimos anos, com o crescimento de plataformas de comércio eletrônica e a popularização de aplicativos e serviços de compra, a competição no mercado eletrônico forçou as transportadoras a oferecerem informações em um tempo cada vez mais curto.

Para que isso ocorra é necessário que as partes deste processo conheçam o “layout do EDI”, ou seja, o manual que especifica a maneira como os dados são gerados e sua finalidade.

O Padrão PROCEDA

Nos anos 90, a antiga empresa PROCEDA (hoje TIVIT), desenvolveu uma série de manuais de arquivos no formato EDI para implementar um padrão de comunicação que facilitasse a troca de informações entre embarcadores.

O objetivo de todos esses documentos era padronizar a intenção de facilitar a troca de informações entre as organizações, o que ficou conhecido como EDI transportes.

Como este padrão era muito bem organizado, se tornou referência em todo o Brasil por diversos Softwares que recebiam e geram EDI para transporte, desta forma, posteriormente ficou conhecido como EDI PROCEDA.

São 5 tipos de layouts:

• NOTFIS (Layout de Notas Fiscais): gerado pelos embarcados afim de informar os dados das Notas Fiscais e organizar fretes;
• OCOREN (Layout de Ocorrências do Transporte): Listagem das ocorrências relacionadas às mercadorias durante todo o trâmite de transporte, da emissão a entrega;
• CONEMB (Layout de Conhecimentos): relação das informações dos conhecimentos emitidos, geralmente é gerado por fatura emitida;
• DOCCOB (Layout da Fatura): é a fatura eletrônica, contém os dados da fatura que será paga pelo tomador do frete;
• PREFAT (Layout CTe para Faturamento): espelho de fatura informando quais os conhecimentos e/ou notas de serviço estão liberados para faturamento e pagamento.

Com o passar do tempo o Padrão PROCEDA sofreu diversos ajustes para atender a evolução dos modelos de negócio no transporte, tais como a inclusão da chave da NFe ou CTe em seus layouts. O maior problema e que alguns ERP e TMS realizaram suas próprias modificações alterando o padrão PROCEDA. Hoje no mercado encontra-se diversas variações deste padrão, e isso, é a maior dor de cabeça para as empresas de Logistica, pois precisam se adaptar as mudanças que seus clientes fazem no padrão PROCEDA. 

APIs REST

Da mesma forma que o padrão PROCEDA foi um marco para o transporte no início dos anos 90, APIs representam esta evolução nos dias de hoje, por meio dessas ferramentas desenvolvedores podem criar novos softwares e aplicativos capazes de se comunicar com outras plataformas. O padrão PROCEDA compreende em um troca de arquivos entre empresa, onde a ponta que recebe o arquivo precisa validar os dados e depois, muitas vezes, em caso de erros, de forma manual informar o Transportador que existem problemas nestes dados.

As APIS realizam processamento de forma imediata, geralmente cada parceiro/API define as características de suas informações, segurança e processo de comunicação. De forma imediata as APIs processam os dados e retornam de forma instantânea o resultado do processo de comunicação, sucesso ou falha.

Benefícios para o embarcador/tomador

Para deixar claro, o embarcador é a empresa que remete a carga para a transportadora, mas em certas situações nem sempre ela é a Tomadora do frete, ou seja, quem PAGA. O EDI em certas situações vai para diversos atores que fazem parte do processo de transporte.

Por conta da amplitude desse mercado, é muito importante entender os benefícios da implementação do EDI para essas empresas.

Entre os principais benefícios proporcionados:

• otimiza a comunicação e proporciona uma melhor manutenção do nível de qualidade nos serviços devido a padronização da estrutura comunicacional entre os sistemas da rede de parceiros;
• diminuem as probabilidades de erros e reduzem custos. Isso ocorre porque com o uso da troca eletrônica de dados, as informações relevantes transitam na rede e, na sequência, passam a ser aproveitadas pelos sistemas, o que ajuda a evitar a digitação manual. Esse procedimento é oneroso, improdutivo e está sujeito a erros;
• facilita e agiliza o procedimento da auditoria de fretes, o que também ajuda a eliminar a necessidade de digitação manual de dados de faturas recebidas das transportadoras. Isso ainda contribui para eliminar erros, reduzir o tempo de conferências dos valores de frete que constam nas faturas e também agilizar diversas operações cotidianas dos embarcadores.

Benefícios para a transportadora

A transportadora também se beneficia bastante com a implementação dos arquivos EDI. De forma resumida, podemos dizer que grande parte desses aspectos positivos estão relacionados com a otimização da produtividade e com a melhor eficiência nas suas operações cotidianas. São eles:

• redução do número de erros em documentos;
• tempo reduzido na emissão dos documentos fiscais de transporte (inclui o CTe — Conhecimento de Transporte Eletrônico; e o MDFe — Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico);
• diminuição do número de erros de entrega. Essa característica, por si só, contribui para melhorar a satisfação dos clientes, pois demonstra uma boa eficiência da empresa nas suas operações cotidianas;
• redução do prazo para receber os valores referentes ao frete;
• manter os seus clientes informados em relação a situação das entregas e também as ocorrências relacionadas às mercadorias (rastreamento de cargas);
• fortalecimento da parceria entre transportadoras e embarcadoras, o que contribui para a fidelização de clientes;
• otimização da produtividade, praticidade e segurança nas operações cotidianas referentes aos procedimentos de transporte dos produtos ou mercadorias;
• elimina a necessidade de fazer o envio de faturas por papel.

Com este cenário a TN3 apresenta sua solução para EDI, o EDICustom que é totalmente integrado ao nosso TMS, o Hermes. O EDICustom foi projetado para gerir todos os processos de troca de arquivos, do recebimento, conversão e importação, da geração ao disparo de informações aos parceiros comerciais, independente do seu layout de arquivo, possibilitando manter diversos padrões de layouts e comunicações, com um grande diferencial, sendo totalmente customizável através de sua interface WEB.

Nosso time de consultores de forma ágil consegue integrar com diversos Embarcadores/Tomadores, possibilitando processo rápido de integração e envio de informações.